Die Einführung von Systemen, die Budgetierung zu automatisieren

Die Einführung von Systemen, die Budgetierung zu automatisieren in den letzten Jahren in vielen russischen Banken werden zunehmend die Entscheidung für Systeme, die Budgetierung zu automatisieren zu implementieren. Aber in der Praxis ist mit einer ineffizienten Organisation der Arbeit an ihrer Umsetzung Termine für die Anlage in Betrieb oft verzögert. Das Unternehmen Intersoft Lab wurde die Entwicklung und Umsetzung Budgetierung für mehr als zwei Jahren. Während dieser Zeit hat das Unternehmen große Erfahrung bei der Implementierung eines Systems "Contour Korporatsiya.Byudzhet" angesammelt hat, werden die wichtigsten Möglichkeiten, um den Umsetzungsprozess, lokale Probleme in der Umsetzung zu verbessern und Wege finden, um sie zu lösen. Betrachten Sie die Fragen, die während der Implementierung einer Budgetierung geregelt: methodisch, mit Problemen der Budgetierung und wie man sie aus methodischer Sicht zu implementieren. Organisations-, die Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Interaktion zwischen den Teilnehmern des Umsetzungsprozesses, technologischen, einschließlich der Zusammensetzung und Abfolge der Arbeiten in der Umsetzung der Planung in diesem System durchgeführt. Methodische Aspekte der Durchführung der Budgetierung führt häufig zu Veränderungen in der Art der Budgetierung der Bank. Dies ist nicht nur von dem Wunsch der Bank interne Management Prozesse zu optimieren, sondern auch neue Möglichkeiten und Zwänge der Budgetierung System verursacht. Daher ist ein wichtiges Thema, dass der Zeitpunkt der Umsetzung betrifft die Wahl der Methode der Budgetierung. Die Praxis hat gezeigt, dass die Entwicklung einer völlig neuen Methode der Budgetierung, in voller Übereinstimmung mit den aktuellen Anforderungen der Bank, ist ein sehr langwieriger Prozess. So auch jene Banken, an denen die Technologie vor der Einführung der Budgetierung nicht auf gute technologische Basis ist gelegt wird nicht empfohlen, einen Unternehmensberater, um eine neue Technik zu entwickeln. Viel effizienter als bestehende Methoden zu analysieren und zu wählen, die einschlägigen Anforderungen der Bank. Bei der Auswahl einer Methode der Haushaltsplanung für die Bank sollten ihr Augenmerk auf die Flexibilität zu zahlen. Zum Beispiel bietet eine Methode, die in der "Outline Korporatsiya.Byudzhet" implementiert ist, eine Auswahl von drei grundsätzlich verschiedene Varianten der finanziellen Struktur der Banken und zwei verschiedene Arten des Aufbaus eines Systems der Übertragung Umverteilung von Ressourcen, Einnahmen und Ausgaben in der Bank. Trotz der Unterschiede in den Methoden der Budgetierung, können sie sich identifizieren gemeinsamen Einheiten, die Einführung von denen es zweckmäßig, konsequent. Ein sehr wichtiger Punkt ist die Reihenfolge ihrer Umsetzung. Die meisten rational ist die folgende Sequenz von Schritten der Umsetzung einer umfassenden Budgetierung: Die Umsetzung der Technologie der tatsächlichen Abrechnung der Budgets. Zu diesem Zeitpunkt, sofern die Sammlung von Daten aus dem ABS und anderen Automatisierungssystemen in das Data Warehouse. Für dieses Modul sind so konzipiert und konfiguriert automatisch die Migration von Daten und die Platzierung von zusätzlichen Zeichen. Die Umsetzung der Technologie Budgetplanung. Phase umfasst Arbeiten zur Umsetzung der geplanten Werte von Budgets, die Durchsetzung von Planungsdaten aus den Zweigen, das Hauptproblem der Plan-fact Berichterstattung. Die Umsetzung der Allokation. In dieser Phase, die Personifikation der Overhead-Kosten, Investitionen und die Zuteilung obschebankovskih Kosten. Die Umsetzung der Transfer von Ressourcen-Management. Inklusive Erklärung der Methodik Transfer von Ressourcen-Management, die Einstellung der Installation von Verrechnungspreisen, Konfigurationsoptionen und, falls erforderlich, zusätzliche Module zu entwickeln Berechnung der Verrechnungspreise. Sie sollten nicht stellen das Problem der Automatisierung auf einmal alle Bereiche und Arten der Budgetierung. Der Umfang der Arbeiten in erster Linie durchgeführt wird, ist von dem Problem der Minimierung der Menge an Arbeit und hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit mit dem Ziel, zu konkreten Ergebnissen bestimmt. Zum Beispiel ist die Durchführung von Arbeiten an den ersten beiden Stufen der Bank in kurzer Zeit in der Lage, die folgenden Plan-fact-Berichte Thema: Management Balance für jede Geschäftseinheit und betriebliche Erträge und Aufwendungen für jede Geschäftseinheit und Gemeinkosten und Investitionen Schätzungen obschebankovskoy. Als Ergebnis in der Regel wird die Bank gut definierte finanzielle Leistung sein, und für jedes Element der finanziellen Struktur wird durch den externen operativen Gewinn ermittelt werden. Dieses Ergebnis ist ein wichtiges Ergebnis der Arbeit an der Umsetzung. Erst danach sollte die Budgetierung auf Bankprodukte, die Budgetierung für die Kunden gehen, führen operative-Kosten-Analyse (einschließlich der Neugestaltung von Geschäftsprozessen). Es ist aufgefallen, dass nach jeder der Stufen, können Sie vorübergehend den Prozess der Umsetzung, um die Ergebnisse zu analysieren und anzupassen Umsetzungspläne. Es gibt Fälle, wenn sich herausstellt, dass die Bank sinnvoll, für einige Zeit hinauszuschieben die letzte Phase der Umsetzung, z. B. in größerem Detail die Fragen der internen Kostenrechnung ist. Organisatorische Fragen, um die Einführung der Budgetierung in der Bank zu beschleunigen wird eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der wichtigsten Abteilungen der Bank eingerichtet werden. Die erste ist die Verwaltung von Automatisierungs-, Planungs-und Wirtschaftsabteilung, analytische Dienstleistungen, Bank-Rechnungswesen. Auch in der Arbeitsgruppe können auch Vertreter des Unternehmens-Entwickler der Budgetierung und Experten Beratungsunternehmen. Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung der Planung in diesem System ist der Hauptzweck des Projekts verantwortlich für die Organisation der Arbeit der Bank. Grad der Autorität General Manager des Projekts sollte ihm erlauben, Probleme auf die Ebene der First-Person-Bank zu bringen. Dieser Bedarf wird durch die Tatsache, dass in den Prozess der Implementierung einer Budgetierung beinhaltet zwangsläufig die Mehrheit der Unterteilungen verursacht. Die Mitarbeiter dieser Einheiten haben unterschiedliche und manchmal gegensätzliche Interessen. Ohne eine klare Organisation der technologischen Kette von Entscheidungen über Fragen der Umsetzung, mit streng zu ihrer Durchführung notwendig - hinsichtlich der Ausführung Phasen der Arbeit (insbesondere die Harmonisierung der Verfahrensunterlagen) wird unweigerlich verzögert werden. Zum Beispiel kann die Implementierungszeit verkürzt werden, wenn die Ladung der Bankkonten zu einigen Änderungen in den Regeln für die Eröffnung von Konten zu machen, Operationen auf sie, um das Gleichgewicht von zusätzlichen Funktionen für bestimmte Arten von Konten und Transaktionen zu halten. In Abwesenheit des Chef-Projektleiter ausreichende Berechtigung, Zustimmung zu diesem Thema, mit Auswirkungen auf eine Änderung der Bilanzierungs-von der Bank, kann es erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. So um die Umsetzung der Budgetierung Führung erfordert ein Senior Project Manager Ebene nicht weniger als Vice-President und Vice-Chairman des Board. Für die operative Koordination der Arbeitsgruppe sollte die Bank in ihrer Zusammensetzung Technologe Projekt zugeordnet werden. Seine Aufgaben umfassen: Bereitstellung der Austausch von Informationen, Initiierung und Koordinierung der Arbeit der einzelnen Büros der Bank, falls erforderlich, die Einführung der wichtigsten Themen auf der Ebene der Projektmanager. Die Techniker müssen Technologie-Projekt Budgetierung für die Bank als Ganzes zu beherrschen, um auf die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen mit den Anforderungen des genehmigten Methodik und Berater zu vereinbaren. Typische Fragen, die die direkte Beteiligung der Techniker des Projektes erfordern: Koordinierung der Haushalts-Produkte und Geschäftsfelder, die Definition der Reihenfolge der Gruppierung haushaltspolitischen Ziele im Hauptbericht. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Implementierung einer Budgetierung für 60-70 Prozent der kritischen Erfolgsfaktoren des Projekts ist die Art der Beteiligung der Mitarbeiter der Bank in der Umsetzung. Solch ein Fehler in der Phase der Formulierung des Problems durch die Automatisierung von Budgetierung ist der Wunsch der Geschäftsleitung der Bank so schnell wie möglich zu einer vollautomatisierten Budgetierung System zu erhalten, hauptsächlich von Profis mit minimaler Beteiligung der Mitarbeiter der Bank beteiligt. Die Praxis zeigt, dass ein solcher Ansatz in den meisten Fällen zu einem erheblichen Anstieg in Bezug auf die Umsetzung und schlechte Bildqualität führt. Third-Party-Berater und Analysten in der Umsetzung der Unternehmens-Vertreter beteiligt sind, kann der Entwickler nicht effektiv ersetzen die Mitarbeiter der Bank bei der Erfüllung einer Reihe von Arbeiten an der Implementierung. Vor allem zu solchen Werken gehören: Zuordnung der Konten und bestimmen ihre Übereinstimmung mit Budget-Einzelposten und finanzielle Struktur der Bank, die Erstellung von Modulen, Datenextraktion aus der Automatisierung von On-farm-Aktivitäten der Bank (Anlagevermögen, IBE , Gehalt, Ermäßigung für geschäftliche Verträge, Inventar, etc.), die Definition von Regeln für die Zuweisung für jede Art von Overhead auf die Zentren der finanziellen Verantwortung, Einzelheiten der internen Regeln und Vorschriften für jeden Mitarbeiter der Bank. So die Einführung der Budgetierung mehr sollten von den Mitarbeitern der Bank durchgeführt werden, wobei die Beratung und die Erfahrung der Berater und Entwickler-Budgetierung. Andernfalls wird die Bank nicht in der Lage sein, selbständig zu entwickeln die Methodik und Technik Budgetierung, die zwangsläufig entweder zu zusätzlichen Kosten für Berater um die neuen Einstellungen zu implementieren, oder die Ablehnung der Technologie, die Bankangestellten nach der Implementierung führen wird. Laufzeit Umsetzung des Systems hängt weitgehend von der für die Ausbildung von der Bank, verantwortlich für die Umsetzung, auf ihre Fähigkeit, mit den Beratern sprechen "die gleiche Sprache." Vereinbaren Sie eine klare Wechselwirkung zwischen der Bank und externe Berater empfiehlt vor der Einführung der Bankangestellte, gehört zu einer Gruppe Einführung, eine angemessene Ausbildung. Zum Beispiel, ein Consulting-Unternehmen "TrastKonto", gewidmet Einführung eines Systems der Budgetierung "Contour Korporatsiya.Byudzhet" von Intersoft Lab entwickelt, führt regelmäßig Seminare zum Thema: "Einstellung und Automatisierung der operativen Haushalt der Bank -basiertes System "Path Corporation". "Diese Seminare auf der Grundlage von wissenschaftlichen und methodischen Zentrum der Informationstechnologie in der Wirtschaft der Finance Academy unter der Regierung der Russischen Föderation statt. Ein zweitägiges Seminar. Auf dem Seminar der Bank Spezialisten detaillierte Informationen über die Organisation der Finanzplanung erhalten in Bank-Technologie, Budgetierung, automatisierte Verwaltung des Bank-basiertes System der "Schaltung Korporatsiya.Byudzhet." Darüber hinaus haben jeweils das Seminar den Teilnehmern die Gelegenheit, sich mit dem System zu arbeiten und mit der Führung, einen Test durchzuführen Fall, einschließlich aller Phasen der Budgetierung. Diese Seminare können auch in der Bank gehalten werden. Technologische Aspekte wichtiger Aspekt bei der Umsetzung der Budgetierung ist die Arbeit der Planung und Überwachung ihrer Leistung. Benötigt detaillierte Studie über die Umsetzung zu planen. Der Umsetzungsplan wird eine Beschreibung der Arbeit, Termine und die Namen, die für jedes Element. Der Umsetzungsplan muss sehr klar definieren die Kriterien für den Abschluss der einzelnen Phasen der Umsetzung: Die Bereitschaft der technischen Unterlagen, das Laden von Daten und Release-Berichte, die Ausarbeitung der Testfall Mitarbeiter der Bank. Es sei daran erinnert, dass für die einzelnen Stufen der Arbeit kann die Mitarbeiter der Bank, und Vertretern des Unternehmens in der Einführung beteiligt werden. Das heißt, es muss ein Plan der gemeinsamen Arbeit sein. Oft tritt ein Fehler auf, wenn die Umsetzung erfolgt in Übereinstimmung mit dem Zeitplan, der nur die Arbeit der externen Berater, mit der Bank erwähnt durchgeführt sind nicht klar, und deshalb den Zeitpunkt ihrer Umsetzung verzögert. Es ist sehr wichtig bei der Umsetzung einer Budgetierung, das korrekte Überwachung der Einhaltung der Performance für jeden Schritt und überwachen die Einhaltung der geplanten Fortschritt zu sichern. Tatsache ist, dass bei der Einführung der Ebene der Verständigung zwischen der Bank Technologie Budget und Kapazität des Systems steigt stetig. Gleichzeitig Bankangestellten haben oft den Wunsch, "etwas" auf die Anforderungen zu erweitern, um die scheinbar bessere Ergebnisse zu erzielen. Zum Beispiel, nach dem Einrichten der finanziellen Struktur und bekommen den ersten Plan-fact Berichten stellt sich oft heraus, dass die Kosten in Höhe von der Bank verbundenen Unternehmen sind. In dieser Situation haben die Bank-Analysten den Wunsch, sofort erstellen Sie das Projekt im Rahmen des bestehenden Budgets von jedem dieser Unternehmen, um die Trennung verbundenen Kosten zu korrigieren. Ein anderes Beispiel. Nach der Analyse von Leitlinien in der ersten Phase der Umsetzung der Planung in diesem System vorbereitet, kann die Bank Vorschläge für signifikante Veränderung in organisatorischen und personellen und finanziellen Struktur der Bank. Diese Anforderungen während der Implementation kann, die Dauer der Umsetzung mehrere Male. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Bank zu einer Änderung der grundlegenden methodischen Grundlagen der Budgetierung im Zuge der Umsetzung auszuschließen. Wenn diese Bedingung ist der allgemeine Begriff der Implementierung kann unendlich werden: die Änderung führt zu einer Erhöhung in run-time Phasen der Arbeit und erhöht das Risiko von neuen Anforderungen und Veränderungen. Verringern Sie das Risiko einer Erhöhung der gesamten Umsetzung Zeitraum wird auch dazu beitragen, die Bank interne Dokumente zu analysieren, um ihre Relevanz zu bestimmen. Zu Beginn der Umsetzung sollte die Durchführung einer Prüfung der folgenden Dokumente: organisatorische - Personal Struktur der Bank Bestimmungen für jede der Abteilungen der Bank und die Bank Arbeitsplatzbeschreibungen; konsolidierten Businessplan Bank Businesspläne pribyleobrazuyuschih Einheiten, interne Lageberichte . In den meisten Fällen sind diese Dokumente in der Bank gehalten. Aber manchmal den Inhalt dieser Dokumente sind nicht vollständig im Einklang mit den aktuellen Zustand der Bank. In diesem Zusammenhang hat die Bank zusätzliche Zeit aufwenden, um das Dokument zu aktualisieren bei der Umsetzung des Systems. Verkürzt die Lebensdauer von System-Einstellungen für viele gängige Dateiformate, die notwendigen Daten für die Systemkonfiguration können. Zum Beispiel die Einführung von "Schaltung Korporatsiya.Byudzhet," die Bank die Möglichkeit, einen erheblichen Teil der erforderlichen Daten an das System konfigurieren, um eine MS Excel-Datei in Übereinstimmung mit dem Muster, dass das System stellt vorbereiten Designer. Diese Arbeit kann vor der Installation des Systems in der Bank durchgeführt werden und das Personal der Bank zu trainieren. Dies wird in der Zukunft helfen wird automatisch die Daten in das System eingegeben. Für eine genauere Definition des Begriffs der Einführung muss die Bank führen eine vorläufige Analyse der Daten in die ABS-und Rechnungswesen Subsysteme landwirtschaftliche Tätigkeiten in Reihenfolge gespeichert, um die Verfügbarkeit von Informationen für die Umsetzung notwendigen bestimmen. Zum Beispiel, für jedes Objekt in der Sammlung Konto, müssen Sie Funktionen, die diese Einrichtung zu einem Zentrum der finanziellen Verantwortung gehören zu machen. Bei unzureichender Daten sollte bewerten, ob die Bank, um die Daten zu ergänzen. Es ist auch notwendig, um die Einstellung für den persönlichen Konten der analytischen Funktionen, die automatische Zuordnung zu einer bestimmten Ertrag oder Aufwand zu einem Zentrum der finanziellen Verantwortung stellen. Das wichtigste Element bei der Umsetzung der einzelnen Phasen des Budgetierungs-Verfahren ist die Vorbereitung und Durchführung von Test-Fall vor dem Übergang zum kommerziellen Betrieb des Systems. Es ermöglicht Ihnen eine objektive Beurteilung der Bereitschaft der Methoden, Systeme, Dokumentation und Personal für die Bereitstellung. Wie die Praxis zeigt, die gesamte Zeit in der Ausbildung, Prüfung und abschließenden Testfall verbrachte, ist die Umsetzung immer kleiner als die erforderliche Zeit zu einem Budget-System vollständig ungetestet realen Daten zu implementieren. Subject nachhaltige Umsetzung der oben genannten Regeln wird die Budgetierung für eine kleine Bank mit einem Standard-Verfahren der Budgetierung ist nicht mehr als 2 Monate. Für eine große Bank, die methodischen und persönlichen Präferenzen erfordert, kann die Einführung des Begriffs zu erreichen 3-6 Monate. Timur Jakowlew Direktor von Großprojekten des Unternehmens Intersoft Lab