Wie man richtig zerstören veralteter Dokumente

Wie man richtig zerstören veralteter Dokumente Manche Manager glauben, dass in jedem Fall besser, alle Dokumente in der Organisation erzeugt, und auch diejenigen, deren Amtszeit abgelaufen zu halten. Dies würde jedoch erfordern zusätzlichen Platz - der Spaß ist nicht billig, aber der Wert der Sicherheiten ist nicht das Gleiche. Schauen wir uns eine Reihe von Fragen betreffend die Vernichtung von Dokumenten so aus, als die Dokumente, wie man diesen Prozess zu formalisieren und wer sollte es tun zu offenbaren? Dokumente im Einklang mit ihren historischen, wirtschaftlichen, kulturellen und anderen Wert hat die folgenden Lagerzeiten: die vorübergehende Lagerung (bis 10 Jahre), langfristige Lagerung (mehr als 10 Jahre) und dauerhafte Speicherung. In den öffentlichen Aufzeichnungen nur Personalunterlagen (Lagerung - 75 Jahre) handeln, Dokumente bis zu 10 Jahren der Lagerung, in der Organisation bleiben oder erhalten in den Abteilungen Archiv Organisation, in der das Verfallsdatum der aufgehoben wird. In der Vernichtung von Dokumenten erforderlich sind, um bestimmte Anforderungen in der Norm GOST R ISO 15489-1-2007 (gültig ab 1. Juli 2007, im Auftrag von Rostehregulirowanie 12. März 2007 № 28-cm), einhalten können. Verbot die unberechtigte Vernichtung von Dokumenten, ohne die Ausführung der Handlungen, die Vernichtung der Dokumente im Zusammenhang mit dem Marsch oder Weitsicht Verfahren über Klagen und Untersuchungen. Vertraulichkeit gewahrt werden muss, vernichtete Akten in der Informations-und alle Kopien der Unterlagen für die Zerstörung ausgewählt, darunter Versicherungen und Backups zu enthalten, zerstört werden darf. In diesem Fall gibt es einige Besonderheiten der Zerstörung bestimmter Kategorien von Dokumenten. Die Vernichtung von vertraulichen Entwurf des Dokuments und anderen Materialien dieser Gruppe sind durch einen Hinweis auf eine Kopie des Dokuments, das in den Dienst von vertraulichen Dokumenten blieb bestätigt. Zum Beispiel: "Draft zerstört. Date. Signature ". In Übereinstimmung mit den Gesetzen der Speicherung Fälle sind vom ersten Tag des Jahres nach dem klerikalen berechnet. Aufbewahrungsfrist von der Federal Archive Service eingestellt und an alle Organisationen unabhängig von den Eigentumsverhältnissen. Im Gegenzug für Dokumente, die die Besonderheiten der Organisation oder ihre einzelnen Funktionen darstellen, die Haltbarkeit durch separate Regelungen der föderalen Organe der exekutiven Gewalt bestimmt werden. Die Rundfunkanstalt kann verlängern die Aufbewahrungsfrist, sondern um sein Recht nicht zu haben, zu reduzieren. Zur Bestätigung der Vernichtung von Dokumenten erforderlich sind, um den Akt der Zuweisung auf die Vernichtung von Dokumenten, die nicht gespeichert werden kann, zu machen. Spoiled Blanko-Dokumente werden in einem eigenen Gesetz zerstört. Zum Beispiel, Formen der Arbeitsorganisation, Bücher und fügt sie in das Rechnungswesen gespeichert und einen Bericht über die Anwendung von dem Verantwortlichen für ihr Verhalten. Am Ende eines jeden Monats muss er einen Bericht über die Bewegung dieser Formen. Wenn einige der Dokumente beschädigt werden ausgearbeitet, in dem Sie festlegen können im Detail die Ursache der Schäden, zum Beispiel: ". Aufgrund der Inspektor Vernachlässigung bildet die HR Iwan Iwanowitsch Iwanow" Es gibt verschiedene Methoden der physischen Vernichtung von Dokumenten. Vor allem, gewidmet der Vernichtung von Dokumenten in verpackter Form kann für die Entsorgung bumagopererabatyvayuschim Unternehmen oder lokale Organisationen, die Wertstoffe sammeln übertragen werden. In diesem Fall erteilt Zustellung von Dokumenten eine Abnahme Patch, Daten, die im Akt der Zuweisung auf die Vernichtung von Dokumenten angegeben sind. Zweitens sind viele Unternehmen, spezialisiert auf die Offsite-Speicherung von Dokumenten bieten die Vernichtung von Dokumenten durch shredirovaniya. Diese Art der Zerstörung ist Standard und vertraulich. Sie unterscheiden sich nur verschiedene Grade der Geheimhaltung, das heißt, der Grad der Zerkleinerung von Fragmenten des Dokuments. Nach der Operation zur Zerstörung der Datenbank zu entsprechenden Eintrag zu machen, und die Wartung der Geschichte der Vernichtung von Dokumenten nicht mehr. Wenn Sie die Unterlagen für die Zerstörung erinnert werden muss, dass falsche oder vorzeitige Zerstörung kann Schwierigkeiten und Probleme in der Zukunft der Organisation und beide aktive und ehemalige Mitarbeiter verursachen. In der Praxis der territorialen Organe der russischen Pension Fund (über die Bestellung und Verteilung der Renten), es gibt viele Beispiele dafür, wie ein Fall der vorzeitigen Vernichtung von Dokumenten während der Arbeit in der Organisation erforderlich ist (wenn es unmöglich ist, von anderen bestätigen Mittel, wie Zeugenaussagen) ist aus der Betriebszugehörigkeit Anspruch auf Ernennung der Rente ausgeschlossen. Zur Durchführung der Vernichtung von Dokumenten in der Organisation ein spezielles Gremium - der Expertenkommission, die organisieren und durchzuführen methodische und praktische Arbeit auf die Untersuchung der Werte, und die Vorbereitung für die Übertragung auf dauerhafte Speicherung von Dokumenten, die Aufteilung auf die Zerstörung von Dokumenten mit abgelaufenem Haltbarkeitsdatum. Expert Committee im Auftrag der Kopf einer Organisation von mindestens 3-5 Personen besteht, unter dem Vorsitz eines der Führungskräfte ernannt. Die Mitglieder der Kommission von Experten richtig helfen, in der Lagerung und dem Verkauf von Wertpapieren arbeiten, bestimmen Sie die Sperrfrist. Soweit der Begriff hat den Ausdruck "nicht mehr benötigt werden, um" betrachten die Handlungen der Zuteilung für die Zerstörung. Wie man Informationen aus den Unterlagen vernichtet zu machen? Wenn nach der Vernichtung von Dokumenten Schwierigkeiten bei der Bereitstellung von Referenzen (Kopien von Archivalien in Bezug auf den sozialen Schutz der Beschäftigten und Renten, etc.) haben, dann so weit wie möglich die Informationen in diesen Unterlagen enthaltenen, müssen Sie auf andere Dokumente zu machen. Zum Beispiel können die Informationen aus den persönlichen Konten Lohn verloren machen Gehaltsabrechnung für die Zahlung von Löhnen oder anderen primären Buchhaltungsunterlagen, die die Grundlage für seine Berechnung sind zu registrieren. Im Fall der Zerstörung der ursprünglichen Aufträge für das Personal, um sie mit beglaubigten Kopien zu ersetzen. Verletzung der Vorschriften über die Lagerung, den Erwerb, Registrierung oder Nutzung von Archivgut in Übereinstimmung mit Artikel 13,20 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation hat zur Folge, eine Warnung oder ein Bußgeld auf die Bürger 100 bis 300 Rubel und den Beamten - von 300 bis 500 Rubel. Wenn die Organisation der Dokumente vor Ablauf der Frist vernichtet hat, kann die Steuerbehörde eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Rubel zu verhängen und für wiederholte Verletzung von bis zu 15.000 Rubel. Im Falle des Verlustes von Dokumenten der Organisation weniger Steuern, die Strafe zu zahlen hat in Übereinstimmung mit Artikel 120 der Abgabenordnung würde 10 Prozent der ausstehenden Beträge, aber nicht weniger als 15.000 Rubel und die Geldstrafe kann nicht nur eine juristische Person, aber der Kopf der Organisation. Spezialisten Unternehmen, die bei der Durchführung von Archivierungs-und Audit-Personal spezialisieren, die Zusammenarbeit mit den staatlichen Archiven, Qualität und rechtzeitige etablieren das Verfahren für die Lagerung und Entsorgung von Datensätzen in der Organisation, im Falle des Verlustes von Dokumenten - zu helfen, schaffen eine besondere Handlung. Inventar und wirkt mit dem Staatsarchiv, verantwortlich für die Überprüfung der Richtigkeit der Prüfungsarbeiten durch ein kommerzielles Unternehmen, das der Garant ist während der Prüfung in der Organisation der Arbeitsaufsicht Regeln der Personalakten sind, oder koordiniert, wenn der Arbeitnehmer reichte eine Erklärung die Verletzung seiner Rechte, zum Beispiel, wenn er nicht erhalten eine Bescheinigung über Lohn-oder Dienstalter. Source Sokolov