Wie organisiert und veranstaltet ein Treffen

Wie zu organisieren und ein Treffen in den Prozess der Arbeit an Beratungsprojekten Berater "Chagall" Es kam wiederholt mit der Bitte Managern, was und wie effektiv sie ihre Zeit zu verstehen. In den meisten Fällen wurde ein solcher Antrag durch eine übermäßige Arbeitsbelastung für die Manager verursacht. Working 12-14 Stunden, oft an Wochenenden, waren der Mangel an Zeit für die Familie von einem Gefühl der dauerhaften Müdigkeit und das Gefühl, dass begleitet "Ich habe kein Geschäft betreiben, und sie mich." Wenn Sie mit dem Gefühl sind dass es sicher ist zu sagen - aus dieser Situation. In der Analyse von Managern oft hatte mehrere Möglichkeiten, um die Situation zu ändern. Unter ihnen ist die Delegation von Befugnissen und die operative Planung Fähigkeiten und kompetente Verteilung der Fälle im Laufe eines Arbeitstages und Fertigkeiten Workshops. Letztere werden diskutiert. Nach Schätzungen der Berater "Chagall" Manager verbringen Tagungen und Konferenzen von 25% bis 50% der Zeit. Je höher die Position in der Hierarchie der Kontrollen, werden die eher die einer der wichtigsten Management-Tools. Richtig Organisation des Treffens, kann der Manager erheblich steigern den Wert von ihnen, und vielleicht sogar sparen Sie wertvolle Zeit-Manager. Hier sind einige der wichtigsten Schritte der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen und Regeln, die ihre Wirksamkeit zu erhöhen. 1. Die Formulierung des Themas der Tagung. Die Entscheidung für eine Tagung abzuhalten, ist es sinnvoll damit zu beginnen, seinen Zweck zu definieren. Versuchen Sie, die folgenden Satz zu beenden: "Das Treffen ist einberufen, um". Wichtig für Sie eine konkrete Frage zu lösen? Oder einfach nur zu diskutieren, das Problem? Um Informationen auszutauschen? Bringen Sie die Aufmerksamkeit der Entscheidung schon? Fordern Sie die Teilnehmer auf die wichtigen Entscheidungen zu implementieren? Reconcile die umstrittene Position? Offenbar wegen der scheinbaren Einfachheit dieser Regel wird oft ignoriert. Allerdings kann dies zu sehr unangenehmen Folgen führen: Die Berater wurden als eine Sammlung zu den Themen Umsetzung des neuen Vergütungssystems gesehen, schnell zog nach der Erörterung der Planung neuer Filialen und Personal einstellen - Probleme für das Unternehmen wichtigen, aber leider weg von der das Hauptthema. Die klare Formulierung des gleichen Themen wie die Führung ermöglicht es Ihnen, solche Fluchten zu verhindern und hilft den Teilnehmern, in der Hauptsache zu konzentrieren. 2. Auswahl der Teilnehmer. Der Kreis der Menschen, die Sie zu der Besprechung einladen, hängt ganz von dem Ziel. Wenn Sie vorhaben, eine Entscheidung zu treffen sind, dann müssen die Leute von der zuständigen Behörde eingeladen werden. Wenn der Zweck des Treffens - um in die Frage zu erörtern, dann können Sie Personal benötigen - Profis halten wichtige Informationen. Vergessen Sie nicht, dass in der Diskussion über kontroverse Themen wurde von den Anhängern der verschiedenen Positionen besucht. Wenn Sie die Umsetzung zu erörtern wollen, ist es notwendig, die Führer der beiden formalen und vielleicht informellen Führer der Organisation einzuladen - gut, dass sie auf Ihrer Seite waren. Und eine wichtige Regel: Schreiben Sie eine Liste, versuchen Sie es sofort abgeschnitten. Laden Sie das erforderliche Minimum Anzahl der Teilnehmer, und besser, wenn sie nicht mehr als 9,12 Personen werden. Sammlung von 20 Personen sind eher in Gefahr, zu einem formalen Stationen oder unmanaged Diskussionsveranstaltung als 10 Personen. 3. Die Verteilung der Rollen. Die minimale Menge von Rollen - ist einer der führenden Tagungs-und Referenten zu den Themen. Wenn Sie Zwischenergebnisse der Diskussionen und Entscheidungen getroffen repariert werden muss, benötigen Sie einen Sekretär der Sitzung (nicht mit dem Sekretär der Rezeption zu verwechseln!). Wenn Sie sich bewusst, dass bei einem Treffen eine schwierige Diskussion werden sollen, kann man "Vermittler" eine Person, die den Diskussionsprozess führen können müssen. Viele der Sitzungen ist eindeutig in Not "Zeit-Controller" - jemand, der dafür gesorgt, nicht auf den Zeitpunkt der Berichte und Diskussionen zu brechen wäre. Vergessen Sie nicht, die Menschen zu informieren, dass Sie eine bestimmte Rolle, vor der Sitzung wählen - so sie zubereiten können. 4. Aufstellung der Tagesordnung des Treffens. Die Tagesordnung sollte alles, was bei dem Treffen passieren wird reflektiert. Forming der Tagesordnung, der Ansicht, dass zu Beginn des Treffens, um mehr Zeit für die Strom-oder befristeten, aber kurzlebigen Fragen zu geben. Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit zum "Aufwärmen" in der Diskussion und bereit sein, mit schweren und komplexen Themen zu behandeln. Bis zum Ende des Treffens der kumulierte Ermüdung, sollte so in den dritten Teil als den einfachsten Elemente werden: Ankündigungen, interessante und angenehme Dinge. Es ist wichtig, dass die Tagesordnung der Sitzung nach jedem Element Problem formuliert wurde. In diesem Fall erhalten die Teilnehmer einen Hinweis auf das Ergebnis, das der Gruppe erreichen soll. Zum Beispiel, nicht genug zu erkennen das Thema: "Der Bericht von einer Studie der Nachfrage (I. Ivanov, Director of Marketing)." Für mehr Effizienz besser zu artikulieren, das Problem ", basierend auf der Konzernumsatz Planung und Anpassung des Plans über den Abschluss eines neuen Produktes. "Die Tagesordnung der Sitzung sollte im Voraus verteilt. Um die Wirksamkeit der Arbeit zusammen mit der Tagesordnung verteilten Unterlagen, dass die Teilnehmer besser vor der Sitzung bekannt geworden zu erhöhen. 5. Bestimmung Regeln. Declare Anfang und am Ende der Sitzung, die Diskussion von jedem Punkt der Tagesordnung, bricht Regeln, die es wünschenswert ist, zu folgen. Starten Sie die Sitzung pünktlich. Wenn Sie nicht pünktlich beginnen - Stellen Sie sicher, dass die nächste Sitzung wird Masse zu Verzögerungen kommen. Wenn Sie loswerden warten Sie dann die Erfahrung der Berater, ist nichts positiv keine Auswirkungen auf die Pünktlichkeit, wie sie in der Mitte des Tisches Sparschwein für Geldstrafen (ab 10 Rubel auf 10 Dollar für jede Minute Verspätung eingestellt ). Bleiben Sie auf, was Sie erwarten von den Aufführungen. Deklariert einen Arbeitsplan für jede Ausgabe. Es ist besser, dass die Präsentationen von Fragen, dann folgten - Informativ Supplement, und dann die Meinung der Teilnehmer. Sie müssen erklären, wie Entscheidungen getroffen werden - Konsens, Mehrheit, oder einfach nur zum Kopf der Anwesenden zu hören, und dann macht seine Entscheidung. Erklären Sie die Regeln von Anfang an, aber bereit sein, sie daran zu erinnern. 6. Problematisierung: die Transformation von Themen mit Relevanz für die Teilnehmer, um das Problem zu diskutieren. Achte darauf, was die Bedeutung einer Entscheidung oder diskutieren die Frage vorgelegt, um die Sitzung für das Unternehmen. Kunstflug, wenn Sie zeigen können, wie eine Entscheidung oder Lösung des Problems könnte jeder der Anwesenden auswirken. Dies ist besonders wichtig zu tun, wenn zu der Sitzung eingeladen habe keine Stelle in der Tagungs-und Meinungsaustausch. 7. Diskussion von Themen und Positionen. Jedes Thema auf der Tagesordnung sollten getrennt und in dieser Reihenfolge berücksichtigt werden. Erinnern Sie sie, wie viel Zeit der Intervention zugeordnet wird und wie viel - um das Problem zu diskutieren. Stellen Sie sich vor oder fragen Sie den Sprecher zu Beginn der alle grundlegenden Informationen (Geschichte der Frage, was getan wurde, was das Hauptproblem im Moment, und so weiter) zu präsentieren. Eines der Merkmale der russischen Mentalität - eine kritische Haltung gegenüber der Umwelt - ist wahrscheinlich zu manifestieren in der Diskussion. Also nicht die Entwicklung der Teilnehmer in den Geist der "es nicht / es falsch gemacht / es ist falsch." Ask "Was sollen wir tun, um dieses Problem zu lösen?" Oder "Was denken Sie, wird effektiver in dieser Situation? ". Separate Aussagen der kreativen kritisch. Interessen der unterschiedlichen Blickwinkeln. Feiern Sie diejenigen, die schweigen, und bieten ihnen die Möglichkeit zu sprechen. Versuchen Sie, sowohl positive als auch negative Meinungen zu berücksichtigen. 8. Das Erreichen eines Konsens in zentralen Punkten, die Fixierung von "Points of agreement" und "Meinungsverschiedenheiten". Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, die für alle. Na ja, wenn die Teilnehmer die feste Position der Gruppe sehen können, so in diesem Fall, verwenden Sie den Flip-Chart. Für jede Position können Sie erfassen Ideen (Liste der Ideen), das Problem Punkte (Liste Probleme), Entscheidungen (Liste der Ergebnisse). 9. Entscheidungen über vereinbarten Bedingungen basieren. Überprüfen Sie das Ende der Diskussion zusammenfassend, die eindeutig formuliert oder Entscheidungen der Diskussion. 10. Förderung der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen. Vertrieb und Übernahme der Verantwortung für die Umsetzung des Aktionsprogramms. Oft verbringen die Teilnehmer so viel Mühe, um eine Einigung zu erzielen oder eine Lösung zu finden, vergessen sie, dass der zentrale Punkt der Ausführung der Entscheidung im Leben ist. Um zu diskutieren, die Ergebnisse jedoch nicht in den Sand weg, ist es notwendig, weitere Schritte zur Umsetzung zu identifizieren. Und schließlich, vergessen Sie nicht, die Verantwortung für einen der wichtigsten Aktionsprogramm fix - sonst können Sie feststellen, dass jeder die Verantwortung von seinem Nachbarn auf der rechten Seite übernehmen. 11. Wrap-up und positive Verstärkung Mitglieder. Bringen Sie die Summe der ganzen Gemeinde: zusammenfassen, was Fragen diskutiert werden und welche Entscheidungen getroffen werden, welche Maßnahmen in der Entwicklung Entscheidungen getroffen werden, wann und von wem. Beachten Sie diejenigen, die am meisten zum Ergebnis beigetragen. Kapitanchuk Julia, Consulting Center "Step"