Steuerung der operativen Anweisungen, um die Köpfe

Steuerung der operativen Anweisungen, um die Köpfe Rhythmus des modernen Lebens verlangt, dass wir ständig nach neuen Wegen suchen, um Probleme lösen müssen, Ursachen, flexibel zu sein, die Anpassung an die Hektik. Aus diesem Grund mehr und mehr populär es eine neue Ideologie der Arbeitsorganisation auf die effiziente Nutzung moderner Online-Tools basieren wird. Als Mitarbeiter sind weniger wahrscheinlich, dass am Arbeitsplatz passieren, sind auf Geschäftsreisen, Meetings mit Kunden, die von Zeit zu Zeit die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu genießen, ist die Entwicklung solcher Werkzeuge notwendig. Das vollständige oder teilweise Umstellung auf Online-Methoden der Arbeit stellt hohe Anforderungen an Management-und Informations-Infrastruktur des Unternehmens. Brauchen Sie Transparenz und Zeit Probleme der Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Zeit verbringen, außerhalb des Büros. Der erste Schritt beim Aufbau eines wirksamen "remote" Management-Struktur - die Einführung von Kontrollmaßnahmen Bestellungen Manager. Wenn wir nicht die Wirksamkeit des Mitarbeiters physische Präsenz im Büro, müssen wir lernen, es basiert auf Performance-Ziele zu tun. Anfang an. In großen und mittleren Unternehmen unter "control orders" bedeutet in der Regel recht umständlich Dokumenten-Management-System, das mit den Bestellungen, Entscheidungen, Governance, etc. In der Regel arbeitet, erlaubt dieses System Sie nur die größten, breit Aufgaben des Monitors ersten Personen Organisationen, so dass ein vollständig "hinter den Kulissen" aktuelle Arbeiten, bestehend aus vielen kleinen, aber wichtigen Aufgaben. Hier und im Folgenden sprechen wir über operative Kontrolle, die täglichen Aufgaben und Aufträge, die in jedem Top-Manager von mehreren zehn bis mehreren hundert, und viele von ihnen nicht so groß, so Überlastung des bürokratischen Dokumenten-Management-System, als Teil und in Prinzipiell gibt es nicht zu bekommen - zum Beispiel, die Kontrolle der täglichen Aktivitäten der Zulieferer, Journalisten, Kunden und anderen externen Auftragnehmern des Unternehmens erforderlich. Der Fall des Lebensstandards. Autor für diagnostische Gespräch mit einem Mitglied des Vorstandes der einer der größten russischen Energiekonzerne fragt: "Wie kontrollieren Sie Ihre Aufträge?" (A leistungsfähigen Dokumenten-Management-System in das Unternehmen natürlich eine vorhanden ist). "Sie sehen die Blätter an der Wand - Druck von Word? Das Protokoll der Vorstandssitzungen. Yellow Marker hervorgehoben, dass für meine Abteilung, das heißt, eigentlich Bestellungen im Vorstand zu mir. "" Nun, wie Sie steuern ihre Aufgaben, die auf der Grundlage der ausgewählten Markierungslinien tun? "" Jetzt habe ich ein paar Aufkleber auf dem Tisch haben. Es stimmt, es wächst schneller als ich in die Kontrolle darüber bin, so dass die Unterseite der Packung regelmäßig zum Shredder senden ... "Drei Wochen später, hat die Top-Manager wurden Monitoring-System Betriebsanleitung für Outlook (Abb. 1) konfiguriert ist, zu jeder Zeit, indem sie ihm Informationen zu ausgewählten Aspekt: ​​Projekte, Treffen, Thema, usw. Darüber hinaus die wichtigsten lästige Pflicht machen und Aktualisierung Aufträge führten einen Sekretär und Direktor genossen die Folge. Abbildung 1: General Director of Instruction, die Sampling-Rate von Abteilung Effizienz. Hast du jemals aufwachen am Sonntag in dem Land mit der Idee des "Vergessen Sie nicht, schicken Petrov vereinbart zu unterzeichnen ..."? Oder sehen in den Flur Petrova, denken Sie daran, dass er etwas zu tun hatte gestern? Eine der größten Ursachen von Stress, Burnout bei der Arbeit, kann chronische Müdigkeit übermäßige Arbeitsbelastung Manager viele Fragen, das Gefühl der ständigen Angst, weil die Arbeit nicht rechtzeitig fertig werden oder nicht getan überhaupt. Die Beseitigung dieses ständige Stress, der durch die Kontrolle von Aufträgen erreicht wird, ist es sehr schwierig, in Geld zu messen. Gesundheit und genießen Sie jeden Augenblick des Lebens - unbezahlbar. Grundsätze Die Grundsätze des Kontrollsystems der Kontrolle Bestellungen sind sehr einfach. Die Materialisierung aller Aufträge in einem einzigen Repository-Manager. In den meisten Fällen die einfachste und bequemste, um das Repository verwenden ist Outlook. Seine Vorteile - der weltweite Standard für eine "de facto", Bekanntschaft mit ihm (auch als E-Mail-Programm) von der absoluten Mehrheit der derzeitigen und zukünftigen Mitarbeiter der Organisation, die Einheit der Kontrolle Bestellungen per E-Mail, Kalender und Kontakte; absolute Verbundenheit mit der Welt (mehr oft sehe ich, wie Termine und Aufgaben in Outlook «" gehen zwischen den Unternehmen, nicht nur innerhalb des Unternehmens). Manchmal bequeme Lagerung für Bestellungen ist SharePoint, die unten besprochen werden. "Feature-Auswahl" in einer Vielzahl von Management-Situationen. Die Kommunikation mit Untergebenen, kann der Manager per Mausklick Auswahl Problemen auf dem Slave zu bekommen, halten Unterrichtungen über das Projekt - Probe Projektaufgaben, während eines Telefongesprächs (oder skype-Sitzung) mit einer Niederlassung - die Zweigniederlassung, etc. In Outlook ist diese Funktion durch Anpassung des so genannten "Benutzerdefinierte Ansichten" zur Verfügung gestellt. Regelmäßige vorbeugende Kontrolle. Auf die Notwendigkeit der Untergebenen im Voraus erinnern, und immer wieder, um ihre Umsetzung zum richtigen Zeitpunkt zu gewährleisten. Erhöhen Sie die Monitoring-System der Exekutive Ordnung und reduzieren die Notwendigkeit für solche Erinnerungen. Betreuer ist auch nützlich, vorab im Zuge der Aufgabe, zu verstehen sein aktueller Status, mögliche Probleme, etc. Wenn der Manager hat eine Sekretärin, eine erhebliche Menge an technischen Arbeit kann ihn delegiert werden. Wie die Bestellungen aus dem Kopf fallen an den Generalsekretär (via Outlook, mit dem Diktiergerät, Blindkontrolle Bestellungen, etc.) - eine andere Frage, dass eine Klarstellung erforderlich bei der Einstellung der Steuerung Bestellungen. Es gibt eine Präsentation für einen Kunden - eine Baufirma, die in einem der sibirischen Städten Russlands. Unsere Berater fragt: "Bitte erinnern einen Fall, wo der Mangel an Kontrolle Bestellungen, um Verluste des Unternehmens geführt hat." The Director-General: "Es ist ganz einfach! Vor einem Monat, aufgrund der Tatsache, dass eine Reihe von Aufgaben innerhalb des Unternehmens nicht rechtzeitig erfüllt, kamen wir auf den Parkplatz und später gezwungen wurden, um den Kunden Preisnachlässe auf die Kosten der Parkplätze. Gesamtverluste - über 600 Tausend Rubel, und für unsere kleine Firma ist eine sehr ernste Betrag. "Ein weiteres Beispiel. In einem der Telekom-Service verantwortlich für den Betrieb der Kühlung von Rechenzentren, ich vergaß, ein Ersatz-Kit für Klimaanlagen um, dass die Technologie geändert werden sollte, alle drei Monate sein. Eine Person vergessen zu erfüllen, die andere vergessen hatte, zu überprüfen. Als Folge des Mangels an einer Reihe kostet ein paar hundert Dollar aus, um auf Kosten der Klimaanlage in die Zehntausende von Dollar. Nun, das Rechenzentrum wurde ursprünglich in der Zulage und der Ausfall einer Klimaanlage entworfen hatte keinen Einfluss auf die Funktionsfähigkeit des Systems. Andernfalls werden die Verluste würden auf dem Vormarsch gegangen: weil die Klimaanlage ging auf den Servern würden gestoppt arbeiten an ihrer laufenden Programme, etc. Im Allgemeinen haben, das Pferd lahm ist, der Kommandant getötet wird, war die Schlacht verloren " ;. aus der Tatsache, dass die Schmiede nicht ein Nagel "Vereinfachte Berichterstellung und erhöhte Motivation sehr nützliche Funktion ist die automatische Generierung von formalen Corporate Outlook-Konten - Pläne und Berichte über die Aufgaben, Sitzungsprotokolle, etc. Leider ist dies nicht die nominale Funktion von Outlook, und fügen Sie ein Makro in unserem Hause entwickelt. Seine Installation ist in der gesamten Liste der Werke, indem Sie die Kontrolle Bestellungen enthalten. Beispiel von Kunden. Einer der Reserven von Effizienz, bei der Diagnose von Vorstandsmitgliedern der als "Baikal Bank of Sberbank Russlands", war lange nach der Bildung der Protokolle der Sitzungen, die mehrere Tage dauern könnte (klären Wortlaut, Timing, etc. .) verlangsamte sich die auf der Durchführung von Aufgaben. In der Einstellung der Steuerung Bestellungen angenommen und in den Regelungen nach Modell Maßnahmen enthalten: Bestellungen werden bei einem Treffen in Outlook auf einmal Sekretär des Verwaltungsrates erstellt, und das Outlook-Fenster auf dem großen Bildschirm angezeigt wird, kann jeder der Wortlaut, den Zeitpunkt zu sehen, Verantwortung, können ihre eigenen Spezifikationen. Am Ende der Sitzung ist ein Protokoll von einer Bank offizielles Format (Abb. 2) Wort auf dem Formular übernommen wird automatisch von Outlook erzeugt, signiert und wird die "Kraft des Gesetzes." Abbildung 2 Beispiel für Export-Aufträge aus Outlook in ein offizielles Dokument-Format Möglichkeit zur formellen Dokumente aus dem Outlook-Aufgabe erstellen spart Hunderte von Arbeitsstunden in der Zeit, während Sie die Berichterstattung mehr relevant und angemessen. Außerdem ermöglicht es uns, die Steuerung Aufträge von KPI (Key Performance Indicators) Mitarbeiter und Abteilungen, die Motivation System-, Planungs-System zu verbinden. Vorsitzender des Vorstands für eine russische Bank hat ein System der Kontrolle Orden entwickelt, haben die Export-Aufträge in Excel und automatisiertes Management-Analyse (unter Berücksichtigung der "Gewicht" von Aufträgen, Verzögerung der Leistung, etc.), um eine zu bauen monatliche Performance Rating von Mitarbeitern. Das System war so einfach und klar, dass nach einer Weile, dieses Rating Elemente der monetären Anreiz gebunden war - ein Teil der vierteljährlichen Auszeichnung der Mitarbeiter wurde abhängig von der Koeffizient der Erfüllung von Aufträgen. Kalender und Zeiterfassung Mitarbeiter im "Online" und "Distanz" in der Gesellschaft erfordert eine sehr ehrfürchtigen Haltung gegenüber der Integrationszeit und Ergebnisse. Wenn wir nicht physisch sehen können einander während des Tages, müssen wir lernen, genau Aufgaben zuweisen und ordnungsgemäß werten Lohnkosten. Diese Kontrolle ist sehr wichtig, und nicht, weil die Menschen - die Bösewichter, und suchen, als ob von der Arbeit zu entkommen. Wir sind alle unvollkommen, müssen wir "Requisiten", um Hilfe zu holen selbst effizient zu arbeiten, um ihre eigene Faulheit zu überwinden. Die Frage nach einer transparenten und kontrollierbaren Produktion Probleme wird durch Mittel der Kontrolle Aufträge, die wir bereits gesprochen haben gelöst. Die Frage der Transparenz und Kontrolle der Zeit wird durch die Verwendung der Corporate Standard Planungskalender gelöst. Die Grundsätze dieser Norm sind einfach: Alle Führungskräfte und Mitarbeiter planen ihre Zeit (Meetings und große "byudzhetiruemye" Problem) nur in den Kalendern von Outlook, kein "Papier", Aufkleber, usw. werden nicht toleriert werden; Einladung zu erfüllen nur über Outlook, ohne Telefonate und E-Mails. Kalender, mit Ausnahme der Sitzungen markierte einen tick "private" sind die Kollegen in Übereinstimmung mit Unternehmensrichtlinien über die und deren Kalender sehen kann, zu bearbeiten, die Planung von Meetings direkt an sie, etc. In der Durchführung einer einheitlichen Standard-Kalender verwendet, indem Informationen: Die Farbmarkierungen von Meetings, Schlüsselwörter in den Titeln, die Nutzung von Anlagen (die Tagesordnung der Sitzung, wie eine auswärtige Sitzung, etc zu bekommen). Ein solches System bietet eine deutliche Steigerung in der Handhabung für Manager und Komfort - für alle. Immer klar, was Menschen planen zu tun ist und wo. Das Sammeln der Besprechung können Sie ganz einfach Kalender, die Sie brauchen Menschen, die günstigste Zeit (in Outlook hat sogar eine Funktion, die es leicht zu einem geeigneten Zeitpunkt, Abb.. 3 finden ist) zu wählen. Abbildung 3: Gruppenarbeit mit Kalendern Gleichzeitig sprechen wir nicht etwa die totale Kontrolle: nach den Grundsätzen des Zeitmanagements, bis zu 30-40% der täglichen Arbeitszeit (diese Zahl kann für verschiedene Positionen variieren) ist für die Arbeit mit emergent Probleme. Wenn Sie einen Corporate Standard Zeitplanung kann es sich um einige nützliche Optionen: Bundle von Planungs-Kalender mit mobilen Geräten, Smartphones, Communicators, etc. Als Vor-Ort-Treffen, machen Sie dieses Treffen ein Smartphone - und ein paar Minuten ist bereits in Ihrem Kalender-Server können alle Mitarbeiter die neusten und aktuellsten Version von Ihrem Zeitplan. Umgekehrt, wenn jemand aus dem Büro sendet Ihnen eine Einladung zu einer Minute trifft man schon sehen, es auf Ihrem Handy. Ein Bündel von Planung bis zum Reporting. Aufgrund Kalendertermine in Word oder Excel zu exportieren, können Sie wöchentlich oder monatlich, Berichte des Projekts durch Drücken einer einzigen Taste (Abbildung 4). Das Schöne ist, dass die Berichterstattung erfordert keinen "scribble", Zeit-und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter. In einigen Unternehmen, wie zB monatliche Berichte von Beratern in Projekten für ein oder zwei Minuten erstellt, aber es ist völlig offiziellen Dokumente, auf denen die Löhne. Abbildung 4: Ein Bericht über die Anweisungen von einem Jahr nach Abschluss des Projekts haben wir den Manager, Development Director der sibirischen Industrie-und Handelsunternehmen "Nun, ein Jahr später, wenn die Handlungen der Akzeptanz und Dankschreiben unterzeichnet gefragt vor langer Zeit, was ist die wirkliche "Trockenrückstand"? "In diesem Unternehmen bei der Umsetzung von Zeit-Management-Fokus war gerade auf dem Kalender. Die Antwort war ein solcher Führer, "Weißt du, ich erinnere mich an die Tage, an denen wir ohne Handy gelebt. Wir mussten herausfinden, dass Nick ist jetzt ein Gast des Fedi, und, wie Fjodor keinen Festnetzanschluss, du ihn anrufen und bitten Sie einen Nachbarn, um die Telefonnummer Kohl brauchen ... Unser Leben ohne gemeinsam genutzte Kalender, klar und verständlich, denke ich, wie ein Leben ohne Handy. All diese Tagebücher, Notizen, Anrufe endlosen Telefon um einen Termin, weitere Gespräche zu dem Treffen, Futter und Inkonsistenzen in den Sitzungen in allem ein Leben ohne die Corporate Standard der Planung zu verschieben Zeitplan - es ist wie ein Leben ohne Handy . Es ist theoretisch möglich, praktisch - ist unpraktisch und ineffizient. "Evaluation der Wirksamkeit. Die Einführung eines Corporate-Standard in der Planung und Budgetierung der Zeit hilft, den Zeitplan für jede Führungskraft Freisetzung in Abhängigkeit von der Position in der Größenordnung von drei Minuten vor sechs Stunden pro Woche, geht Overhead bei der Planung und Organisation von Sitzungen, die gleichwertig ist auf ca. 10% der Lohnsumme. Die Erhöhung der Effizienz der Verwaltung auf Kosten der Transparenz, Zeit-und Arbeitsaufwand ist von 10 bis 25%. Gleb Arkhangelsky, Generaldirektor von "The Organization of Time", Moskau www.kadrovik.ru